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工作中超实用的几组Excel快捷键
发布时间:2019-08-09
 

一、界面切换篇

Alt + Tab          在最近打开的两个界面中转换

Windows + Tab     在所有打开的界面中转换

Ctrl + PgUp /PgDn   在Excel工作簿中切换不同的Excel表格


二、查找替换篇

Ctrl + F   查找

Ctrl + H  替换

其实这个查找、替换功能几乎所有人都知道,但我今天想强调的是一个“单元格匹配”功能,以Ctrl + H为例,如下图所示:我们需要把下面这张表中的数值为“0”的单元格清空,但不能删除其他数值中的0,如D2单元格中的数值102900中的0。


操作方法:如果我们直接Ctrl + H,然后在“替换内容”框中填入“0”,在“替换为”框啥也不填,就会把表格中所有的“0”替换掉,如下图所示,把其他数值中的“0”也删除了。


正确操作方法:Ctrl + H → “选项” → “单元格匹配”→ “查找内容”框填入“0” → “替换为”框啥也不填→ 点击“全部替换”,这样子,删除的仅仅是数值为0的单元格,而不会影响其他的数字。




三、定位篇

Ctrl + g  定位


按Ctrl+g快捷键,会出现如下“定位”窗口,在审计过程中,这个“定位”功能不容小视。

点击“定位条件”,会出现下图



下面我就总结部分我在工作中遇到过的一些功能

1、   将含公式单元格做上标记。



上面这张图,是我随便打开一张底稿截屏得到的,黄色单元格在底稿模板中是设置好公式的,我们在空白处填入数字,黄色区域就会自动计算,所以我们平时删除数据时,切忌将带有公式的黄色部分删除。有时候,我们自己编制一些excel表格模板时,也会设定一些公式,当表格内容比较多时,我们就可以利用ctrl+g功能将包含公式的单元格标上颜色。

如下图所示



该图标黄色的是包含公式部分,由于内容较少,我们可以手动找到含有公式的单元格并标颜色,但如果一张表中公式很多,且分布没有规律,想要手动识别出所有带公式的单元格并标颜色就比较麻烦,这个时候,我们就可以进行以下操作:ctrl+g——定位条件——公式——填充颜色




当我们需要把不含公式的纯数字删除时,可以如下操作:ctrl+g——定位条件——常量(数字)——按delete键



2、定位可见单元格

这个功能之前在讲如何在含有隐藏的情况下,复制粘贴可见部分已说过,就不在进行动图展示。基本操作:ctrl+g——定位条件——可见单元格——复制——粘贴。


3、定位错误值、空值等功能,操作与上述类似,但值得一提的是,定位空值功能在填充会计分录日期方面很有用。

做过借贷方分析的伙伴应该知道,如果我们不能在导账软件通过条件筛选直接得到某科目借方或贷方发生额的分录,而是只拿到了excel形式的序时账和明细账,我们就需要通过高级筛选功能,将符合条件的分录筛选出来,而高级筛选用到的条件一般是“记账时间+凭证号”,所以就要求原始的序时账每一行都标明日期,但事实上,有的序时账是每笔分录只标一个日期,如下图所示:




这个时候,我们必须把每行的日期都填好,才能做下一步的高级筛选,当分录很多时,一步步复制粘贴是不可取的,可以进行下列操作:选中日期列——ctrl+g——定位条件——空值——输入“=A2”(这里的A2泛指第一个空格之上的单元格)——ctrl+enter


这样子,不管分录再多,都能很快把时间填充完毕,这样子才能继续下一步的高级筛选。


4、 ctrl+g还可以将不同分录之间插入一行,以前也提到过,就不赘述了,当然也可以在密密麻麻的工资条间快速插入一行。


四、编辑篇

Alt + Enter在某个单元格中强制换行

F2使单元格出于编辑状态

我们一般都是双击单元格使单元格处于编辑状态,其实F2键也可以,同时也提一下,F2也是重命名文件名称的快捷键。

Shift +F2快速建立批注、编辑批注

Tab快捷键   横向移动单元格

一般的,我们电脑的设置是:按Enter键,将会向下移动单元格,而不是横向移动,而Tab快捷键就可以做到。提一句,如果因为特殊需要,我们希望按enter键时,移动方向为向右,可以进行的操作为:点击“文件” → “选项” → “高级” → 在“按Enter键后移动所选内容”下方的“方向”框中选择即可,如下图所示:




五、公式篇

F4这个快捷键有两个比较重要的作用:(1)、在输入公式时,在绝对引用、相对引用之间进行切换;(2)、重复上一步操作,比如重复插入行,重复填充颜色等,多试试就可以;

F9选择公式的一部分,然后点击F9,就可以得出这部分公式的计算结果。如下面两图所示



Esc: 将公式还原到原来状态。

当我们在编辑公式时,出现错误时,可以按Esc键。

Ctrl + [ 和 Ctrl +] 

这两个快捷键是用来追踪引用单元号及从属单元格的,具体可以点击公众号下方的“excel”按钮,看小文章《Ctrl + [这个快捷键你知道吗?》。



六、刚刚发现的一个技巧,还蛮有趣,哈哈

Alt + P预览快捷键。

这个快捷键就是在excel或者word文件没打开时,单击该文件,使用该快捷键,便能预览该文件内容,不可以编辑的,但我试了试,是可以进行“复制”的。所以,当我们需要取数且文件已打开很多时,避免电脑打开新文件很慢,可以采用这个快捷键。如下图所示:我在D盘中单击工作簿1,然后按Alt + P,右侧就会出现预览界面。



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